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Formatvorlagen in Word: So arbeitet man damit

Formatvorlagen in Word

Die Formatvorlagen in Word sind eine wichtige Funktion, die leider von vielen Menschen übersehen wird. Deshalb möchte ich Dir in diesem Beitrag das Wichtigste über dieses Thema vorstellen, damit Du in Zukunft effektiver und schneller arbeiten kannst. Somit ist dieser Beitrag also für jeden relevant, der mit Microsoft Word arbeitet – vollkommen egal, ob Du einen Aufsatz, eine Hausarbeit, eine Abschlussarbeit oder ein Taschenbuch schreibst.

Zuerst stelle ich Dir allgemeine Aspekte zu den Formatvorlagen in Word vor. Danach zeige ich Dir am Beispiel einer Taschenbuch-Vorlage, wie Du das Gelernte anwenden kannst, um Zeit zu sparen. Als letztes stelle ich Dir meine Taschenbuch-Vorlagen für Amazon KDP vor und verrate Dir, welche Besonderheiten sich bei jeder Vorlage ergeben.

Allgemeine Tipps zu Formatvorlagen in Word

Viele Menschen machen beim Formatieren eines Textes den Fehler, dass sie Überschriften einfach fett und in einer größeren Schriftart schreiben. Es gibt einen eleganteren Weg, mit dem Du nicht nur Zeit sparst, sondern der Dir auch weitere Zusatzfunktionen bietet – nämlich mit den Schnellvorlagen sowie den Formatvorlagen in Word. Diese findest Du auf der Startseite, wenn Du in MS Word an einem Dokument arbeitest. Rechts oben siehst Du zunächst die Schnellvorlagen, während Du weitere Vorlagen mithilfe des Pfeils in der rechten unteren Ecke aufklappen kannst.

Formatvorlagen Word Screenshot 01

Wenn Du jetzt einen Absatz markierst und dann eine der Kacheln anklickst, dann wird der ausgewählte Bereich entsprechend formatiert. So kannst Du zum Beispiel Überschriften für Dein Dokument definieren.

Falls Du Überschriften formatieren möchtest, dann ist es unheimlich hilfreich, wenn Du dafür zusätzlich den Navigationsbereich auf der linken Seite einschaltest. Dieser zeigt Dir nämlich eine Übersicht aller Überschriften im Dokument, die Du zum Teil auch auf- und zuklappen kannst. Es ist wie eine Art Inhaltsverzeichnis, das Du anklicken kannst, um in einen bestimmten Bereich in Deinem Dokument zu kommen. Du aktivierst den Navigationsbereich in Word 2010 über Ansicht > Anzeigen. Dort setzt Du nun ein Häkchen bei „Navigationsbereich“.

Formatvorlagen Word Screenshot 02

Wichtig ist zudem, dass Du die Absatzmarken in Deinem Dokument einschaltest, da Du so viel besser arbeiten kannst. Dies kannst Du über die Startseite von Word tun.

Formatvorlagen Word Screenshot 03

Wenn Du alle Überschriften mithilfe der Formatvorlagen in Word gesetzt hast, kannst Du automatisch ein Inhaltsverzeichnis generieren. Du musst dieses nicht manuell erstellen, indem Du alle Überschriften nochmals eingibst. Stattdessen erledigt Word diese Arbeit für Dich! Klicke auf Verweise > Inhaltsverzeichnis > Inhaltsverzeichnis einfügen. Nun kannst Du weitere Optionen einstellen.

Im folgenden Video siehst Du eine praktische Anwendung der bereits vorgestellten Punkte:

Bei Taschenbüchern mit Formatvorlagen arbeiten

Vielleicht bist Du ein Autor und möchtest Dein Taschenbuch oder E-Book formatieren. In diesem Fall sind die Formatvorlagen in Word natürlich besonders hilfreich – vor allem, wenn Du auf komplette Taschenbuch-Vorlagen zurückgreifst. In diesem Fall hast Du ein Dokument, das schon die Maße eines Taschenbuchs und angepasste Formatvorlagen sowie Schnellvorlagen besitzt. Ich biete zum Beispiel Taschenbuch-Vorlagen für Amazon KDP für die unterschiedlichsten Buch-Genres an.

Wenn Du mit einer meiner Vorlagen arbeitest, dann solltest Du erst den Umfang Deines Buches einschätzen, um nun eine passende Vorlage auszuwählen. Denn je nach Seitenanzahl unterscheiden sich meine Taschenbuch-Vorlagen ein wenig, weil bei einem dickeren Buch die Ränder auch größer sein müssen. Außerdem sind meine Vorlagen untergliedert in Seitenverhältnisse (beispielsweise ein Ordner für 5×8 und ein Ordner für 6×9).

Formatvorlagen Word Screenshot 04

Wenn Du eine Formatvorlage ausgewählt und geöffnet hast, kannst Du als nächstes die Inhalte löschen, die Du nicht benötigst. Eine Widmung etwa braucht nicht jeder Autor in seinem Buch.

Alle meine Taschenbuch-Vorlagen bestehen am Anfang aus Platzhalter-Text, den Du jetzt durch Deinen eigenen ersetzen kannst. Dazu gibt es drei Herangehensweisen:

  1. Du kaufst eine Taschenbuch-Vorlage, bevor Du mit dem Schreiben beginnst. In diesem Fall kannst Du Deinen Text direkt in die Vorlage hineinschreiben.
  2. Du hast bereits ein Manuskript geschrieben und kopierst den jeweiligen Text, um ihn daraufhin in die Taschenbuch-Vorlage einzufügen. Achte dabei darauf, dass der eingefügte Text unformatiert ist. Dies erreichst Du mithilfe der Tasten-Kombination STRG + ALT + V.
  3. Es gibt noch eine dritte Möglichkeit der Buch-Formatierung, die aber eher etwas für Fortgeschrittene ist. Hierbei exportierst und importierst Du die Formatvorlagen eines Dokuments.

Sobald alle Texte eingefügt sind, kannst Du das Inhaltsverzeichnis für Dein Buch erstellen. Das funktioniert super einfach, indem Du lediglich mit der rechten Maustaste auf das bereits vorhandene Inhaltsverzeichnis klickst. Es öffnet sich ein kleines Fenster, bei dem Du auf „Felder aktualisieren“ klickst. Jetzt kannst Du auswählen, ob lediglich die Seitenzahlen aktualisiert werden sollen oder auch die kompletten Überschriften. Wähle hier „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“.

Formatvorlagen Word Screenshot 05

Weitere Tipps zur Formatierung von Taschenbüchern mithilfe von Formatvorlagen findest Du im folgenden Video:

Besonderheiten meiner Taschenbuch-Vorlagen für Amazon KDP

Bei meinen fünf Taschenbuch-Vorlagen ergeben sich zudem ein paar Besonderheiten, die Du beachten solltest, wenn Du mit ihnen arbeitest.

Adventure: Das Besondere an der Taschenbuch-Vorlage „Adventure“ ist der große Buchstabe am Anfang eines jeden Kapitels, der über drei Zeilen ragt. Man bezeichnet dies als Initiale. Hier musst Du natürlich vorsichtig sein, wenn Du den kopierten Text einfügst, weil der erste Buchstabe vom ersten Wort separat geändert werden muss. Der Fließtext enthält folglich den ersten Buchstaben des ersten Wortes nicht mehr. Außerdem solltest Du vorsichtig sein, wenn Du die drei Sterne benutzt, um Text zu trennen. Wenn Du nämlich selbst drei Sterne eingibst und dann die Enter-Taste drückst, dann generiert Word daraus eine gepunktete Linie. Deshalb ist es besser, wenn Du die Sterne kopierst und in eine bereits vorhandene Lücke einfügst.

Kids: Die Vorlage „Kids“ ist die einzige, die statt dem 5×8-Layout ein quadratisches Design im Verhältnis von 8,25×8,25 enthält, bei dem Du noch einfacher Bilder einfügen kannst. Genauso wie bei der Vorlage „Adventure“ musst Du vorsichtig sein, wenn Du die drei Sterne einfügst, um Textbereiche voneinander zu trennen. Des Weiteren ist hervorzuheben, dass sich die Kopfzeile automatisch generiert. Die ungeraden Seiten haben den Buchtitel in der Kopfzeile, während die geraden Seiten die Überschrift des jeweiligen Kapitels anzeigen.

Knowledge: Das Besondere an der Vorlage „Knowledge“ sind die Infoboxen, in denen Du perfekt Hintergrund-Wissen unterbringen kannst. Außerdem generieren sich auch hier die Kopfzeilen automatisch und zeigen die Kapitelüberschrift (ungerade Seiten) sowie die jeweilige Unterüberschrift (gerade Seiten) an. Bei den Kapitelüberschriften musst Du ein wenig vorsichtig sein, weil diese ausschließlich in Großbuchstaben dargestellt werden, was ein paar Gefahren bei Tippfehlern birgt.

Lovely: Auch die Taschenbuch-Vorlage „Lovely“ hat eine Kopfzeile, die sich automatisch generiert. Auf den ungeraden Seiten siehst Du in der Kopfzeile immer die jeweilige Kapitelüberschrift, wohingegen auf den geraden Seiten die Nummer des jeweiligen Kapitels angezeigt wird.

Mindset: Die Vorlage „Mindset“ besitzt ähnlich wie die Vorlage „Knowledge“ das Stilmittel der Infoboxen, um Hintergrund-Wissen zu vermitteln. Die Kopfzeile ergibt sich aus der Kapitelüberschrift (ungerade Seiten) und der jeweiligen Unterüberschrift (gerade Seiten).

Mehr über die Besonderheiten meiner Taschenbuch-Vorlagen erfährst Du im unteren Video:

Fazit

Egal ob Du ein Taschenbuch schreibst oder an einer Hausarbeit sitzt: Mit den Formatvorlagen und Schnellvorlagen kannst Du in Word effektiver arbeiten und Zeit sparen.


**Beitragsbild von Dominik Braun


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